هل تضرّ مساحة العمل المشتركة بالعاملين بها؟
تمّ تسجيل المقال من قبل المكتبة المركزية للمكفوفين وذوي العسر القرائي
للقائمة الكاملة للمقالات الصوتيّة في الموقع
صباح الأحد.أيقظني الطفل "المنبّه" في تمام الساعة الخامسة. أغيّر الحفاضات، أطبخ، ألبس، وأتوجّه إلى المكتب. على طول الطريق، تزداد الحوافز- أسبوع جديد، فرص جديدة. وصلت مبكّرًا وكان المكتب فارغًا. أتممت تنفيذ المهام الواحدة تلو الأخرى، وفي غضون ساعة امتلأ الحيّز. بدأت عن يساري محادثة صغيرة وعن يميني تقييم أسبوعيّ للوضع. وضعت السمّاعات وأكملت تحضير عرض للتقديم ليوم غد. قاطع زميلي في العمل تسلسل أفكاري وسألني عن البريد الإلكترونيّ الّذي أرسلته.
عدت إلى الشاشة، ولكن بدأت فجأة احتفالات بعيد ميلاد السكرتير. في طريق عودتي إلى المنزل، بدأت أحسب الأيّام المتبقية حتّى يوم الخميس. لماذا يعتبر هذا السيناريو مألوفًا جدًّا، وما الّذي يجعل مكان العمل مرهقًا للغاية؟
المكتب التعاونيّ: اختراع أقلّ حداثة ممّا نعتقد
تشير الدراسات إلى أنَّ بيئة العمل تؤثّر في صحّة الموظّفين، مزاجهم وأدائهم في العمل وغير ذلك. أحد تصميمات المكاتب الشائعة في السنوات الأخيرة هي المساحات المكتبيّة المفتوحة، "المساحة المفتوحة" المعروفة باسمها Open Plan Office أو المكتب التعاونيّ.
يجلس الموظّفون في مساحة العمل المشتركة، في مواقع لا تفصلها جدران أو فواصل أو مقصورات. على الرغم من اعتبارها مبتكرة، إلَا أنّها كانت سائدة بشكل خاصّ في أواخر القرن التاسع عشر وأوائل القرن العشرين. أدّت تغيّرات الثورة الصناعيّة إلى تسارع نموّ معدّل الإنتاج والتجارة، ومعها أيضًا زيادة الحاجة إلى أعمال التوثيق، حفظ الملفات، التسويق وغير ذلك. تمّ تصميم المكاتب بروح "التايلوريّة"- الّتي سُمّيت باسم فريدريك وينسلو تايلور، وهو مهندس أمريكيّ قام بتطوير أسلوب "الإدارة العلميّة" من أجل زيادة إنتاج الموظّفين إلى الحدّ الأقصى.
تجمّع الموظّفون في المكاتب في مقصورات شخصيّة في صفوف طويلة في مساحة عمل واسعة. تمّ بناء مكاتب الإدارة حولهم، بحيث يشرفون على الموظفين الثانويّين. تعرّضت مبادئ تايلور لاحقًا لانتقادات شديدة، وقيل إنَّ بيئة العمل تتجاهل احتياجات الموظّفين فيما يتعلّق بالخصوصيّة، التواصل بين الأشخاص وغير ذلك الكثير. أصبحت المساحة التعاونيّة أقلّ راحة، حيث جعل التقدّم التكنولوجيّ العمل أكثر ضجيجًا، وعملت الآلات الكاتبة باستمرار، ورنّت الهواتف دون توقّف.
بعد الحرب العالميّة الثانية، لم يعد بإمكان رجال الأعمال تجاهل الحاجة إلى تحسين بيئة العمل. في ألمانيا، والّتي كانت تطمح إلى محو النصف الأوّل من القرن العشرين من خلال تبنّي أفكار جديدة، تمّ تطوير أسلوب جديد لتصميم المكاتب في الخمسينيّات من القرن الماضي يُسمّى "المناظر الطبيعيّة للمكاتب" (Bürolandschaft). تمّ تصميم هذا الأسلوب على يد شقيقَين من عائلة شانيل (Schnelle)، أبناء صانع الأثاث. أراد الأخوة كسر الترتيب الجامد للمكتب في صفوف "الإدارة العلميّة"، بحيث قسّموا مساحات العمل إلى أشكال هندسيّة منفصلة، تمّ ترتيبها بطريقة تسمح بالتدفّق وتمّ فصلها بواسطة أواني الزهور والفواصل المستديرة.
مساحة عمل تتيح الانسيابيّة في العمل وتشجّع تلاقي الزملاء العاملين. مخطّط لحيّز مكتبي كلاسيكي| رسم توضيحي Newell Post, Wikimedia Commons
على الرغم من أنَّ المساحات بدت عشوائيّة، إلّا أنّها مصمّمة في الواقع بعناية لتشجيع الاجتماعات بين الموظّفين ذوي الأدوار المتقاطعة. حظي مطلّ المكاتب بتشجيع في الولايات المتّحدة، ولكن ليس من قبل الجميع. ادّعى مخترع يُدعى روبرت بروبست ( Propst)، والّذي عمل رئيسًا لقسم الأبحاث في شركة هيرمان ميلر للأثاث المكتبيّ، أنَّ هذا التصميم لا يسمح بالتعبير عن الموهبة والنشاط، وحاول تحويل البيئة المكتبيّة إلى مكان يشجّع على الابتكار والإنتاجيّة والّتي من شأنها أن توفّر المزيد من الخصوصيّة لكلّ موظّف.
في عام 1968، وبعد ثماني سنوات من التطوير، أطلق بروببست نظام Action Office لتصميم المساحات المكتبيّة، وهو أسلوب تصميم غيّر وجه المكتب على مدار الأربعين عامًا التالية على الأقلّ. وفي التصميم الجديد، تمّ فصل مساحة العمل الشخصيّة لكلّ موظّف بواسطة ثلاث فواصل عالية ومرنة يمكن فتحها أو إغلاقها حسب الحاجة. تمّ الإشادة بالتصميم في البداية، لكن سرعان ما أدرك مديرو الشركة أنّه من الممكن تثبيت الفواصل وضغط عدد كبير من الموظّفين في ذات المساحة. أصبحت المكاتب "مَزارع مُكَعَّبة" cubicle farms.
أتذكّر أنّني عندما كنت فتاة مراهقة في التسعينيّات، أذهلتني مقصورات العمل كما تمّ تصويرها في أفلام The Matrix ،Fight Club وBeing John Malkovich، وكنت أشعر بالرعب من فكرة أنّني سأجد نفسي يومًا ما عالقة في حجرة من أجل لقمة العيش. لم أكن الوحيدة الّتي انتابني هذا الشعور. وعلى الرغم من أنَّ المقصورات وفّرت الخصوصيّة للموظّفين والمال لأصحاب العمل، إلا أنّها أصبحت رمزًا للوحدة وتجاهل خصوصيّة الموظّفين. أوضح بروبست في آواخر أيّامه أنّه لم يكن ينوي أبدًا أن تكون المقصورات صغيرة وكثيرة إلى هذا الحدّ. شجّع العداء الشديد للمقصورات أصحاب العمل في بداية القرن الحادي والعشرين على إزالة الأقسام وإعادة اختراع مكتب العمل المشترك. يتمّ أحيانًا تصميم مساحة العمل المشترك الحديثة بأسلوب جذّاب وتتضمّن مناطق جلوس أنيقة ومناطق ترفيهيّة تشجّع الموظّفين على البقاء لحضور بطولة كرة الطاولة أو مبارزة على جهاز PlayStation.
بالمقابل، تبنّت معظم الشركات إزالة الفواصل فقط وإجلاس الموظّفين معًا في مكان مشترك، وهو أرخص حتّى من مزارع المقصورات المكعَّبة. تعتمد "بيئة العمل التعاونيّ" المعاصرة على الاعتقاد بأنّه إذا جلس الموظّفون في مكان واحد فقط، فسيكون التعاون بينهم مثمرًا.
وفّرت المال لأصحاب العمل وأصبحت رمزًا للوحدة والازدراء للموظّفين. "مقصورات"، مزرعة الخلايا | الصورة Jesus Sanz, Shutterstock
تضرّ مساحة العمل المشتركة بالتواصل بين الموظّفين
ومن الناحية العمليّة، تظهر الدراسات أنَّ الحدّ من المساحة الخاصّة للموظّفين يدفعهم إلى الانغلاق على أنفسهم. ويمكن رؤية حجم الظاهرة، على سبيل المثال، في دراسة ميدانيّة أجراها باحثون من جامعة هارفارد قاموا بدراسة سلوك موظّفي الشركة قبل وبعد انتقال موظّفيها من مكاتب منفصلة إلى أماكن عمل تعاونيّة. وأظهرت أجهزة التتبّع أنّه خلال ثلاثة أشهر حدث انخفاض بنسبة 70 في المائة من اللقاءات بين الأشخاص. وزاد عدد رسائل البريد الإلكترونيّ بنسبة 56 في المائة، كما زاد عدد الرسائل النصّيّة المرسلة بين الموظّفين بنسبة 67 في المائة. وخلص الباحثون إلى أنَّ الموظّفين لم يحاولوا تجنّب المحادثات الّتي من شأنها إزعاج الموظّفين الآخرين في المساحة المشتركة فحسب، بل لم يرغبوا أيضًا في أن يُنظر إليهم على أنّهم أولئك الّذين يتجوّلون في المكتب بدون عمل.
كلّما تعمّقنا في تعقّب دراسات مجال علم النفس التنظيميّ اكتشفنا أنَّ هذا التناقض معروف منذ زمن طويل. قام باحثون من جامعة تينيسي في عام 1980 بدراسة العلاقة بين مبنى المكتب ورضا الموظّفين. افترض الباحثون أنَّ الموظّفين المسؤولين عن أداء المهام المعقّدة الّتي تتطلّب الكثير من التركيز سيكونون أكثر رضًا عن عملهم كلّما كانت بيئة عملهم أكثر هدوءًا وخصوصيّة. وعلى العكس من ذلك، فإنَّ الموظّفين الّذين يقومون بإجراءات متكرّرة وبسيطة سيشعرون بالرضا من البيئة الاجتماعيّة في المساحة التعاونيّة.
في الواقع، وجد الباحثون أنّه كلّما تمتّع الموظّفون بمساحة خاصّة، زاد رضاهم، بغضّ النظر عن طبيعة عملهم. وجدت الدراسة نفسها أيضًا أنَّ الموظّفين في مساحة العمل المشتركة لم يكن لديهم المزيد من اللقاءات الشخصيّة، وأنَّ الموظّفين الّذين كان مقعدهم أكثر عزلة عن الباقي حصلوا على تصنيف أعلى من قبل الإدارة.
ومن السهل التكهّن لماذا يعتبر هؤلاء الموظّفون أكثر نجاحًا. أوّلاً، لم يتمكّن المدراء من معرفة ما إذا كانوا موظّفين كسولين أم لا، وثانيًا، توجد في الفضاء المفتوح محفّزات بصريّة، مثل حركة الموظّفين الّذين يدخلون الغرفة ويخرجون منها، نظرات الآخرين وشاشاتهم. هذه البيئات صاخبة جدًّا، حيث يتمّ سماع المحادثات ورنين الهواتف وما إلى ذلك في الخلفيّة، ما قد يعيق الموظّف عن أداء عمله.
إنَّ الحدّ من المساحة الخاصّة للموظّفين يدفعهم إلى الانغلاق على أنفسهم. العمل في حيّز واحد | المصدر: Monkey Business Images, Shutterstock
هل تزعج ضوضاء الخلفيّة الموظّفين بالضرورة؟ تشير الدراسات إلى أنَّ الجميع تقريبًا يعانون إلى حدٍّ ما، ولكنّ البعض أكثر عرضة من غيرهم. عندما سأل باحثون من المملكة المتّحدة الموظّفين عمّا إذا كانت الضوضاء مثل رنين الهاتف، صوت تشغيل الطابعة، أصوات المحادثات، وغيرها تشتّت تركيزهم أثناء العمل، أجاب 99 في المائة منهم، أنَّ واحدًا على الأقلّ من هذه الأصوات تسبّب في ضعف طفيف في التركيز، وأفاد ما يقارب من 54 في المائة أنَّ ضوضاء معيّنة تضعف تركيزهم بشكل كبير. وافترض الباحثون أنّه مع مرور الوقت يتمكّن الموظّفون من تصفية الضوضاء، لكنّهم لم يجدوا انخفاضًا في مستوى تشويش العمل كلّما زادت أقدميّة الموظّفين، بل وفي الواقع وجدوا أنَّ أصوات الكتابة تزعج الموظّفين ذوي الأقدميّة.
أو ربّما ليس لبيئة العمل أيّ تأثير على التركيز، ويميل الناس إلى الشكوى من مكان عملهم؟ في الواقع، تعتبر الدراسات القائمة على الاستبيانات متحيّزة بطبيعتها. ولاختبار ذلك، حاول الباحثون قياس أداء موظّفي وزارة النقل السويديّة بعد التحوّل إلى بيئة العمل القائمة على النشاط (Activity Based Working environment). تتيح هذه المكاتب للموظّف الاختيار بين أماكن مخصّصة للنشاطات المختلفة: منطقة اجتماعات، مساحة هادئة، مساحة تعاونيّة، منطقة للاجتماعات الافتراضيّة والمزيد. تمّت دعوة الموظّفين الّذين شاركوا في الدراسة لاستكمال الاختبارات المعرفيّة لفحص أداء الذاكرة العاملة لديهم في مجالات العمل المختلفة.
تعتبر ذاكرة العمل، ذاكرة قصيرة المدى يمكن فيها تخزين المعلومات المحدودة والمتاحة اللازمة لأداء المهام المعرفيّة. أثناء الطهي، على سبيل المثال، يتيح لنا تذكّر عدد البيضات، أكواب الدقيق وأكواب الحليب الّتي ظهرت في الوصفة وإضافتها إلى الوعاء دون النظر إلى كتاب الطبخ مرّة أخرى. في الاختبارات المعرفيّة، عُرضت على المشاركين سلسلة من الأرقام، وكان عليهم تذكّرها وتكريرها بشكل صحيح بعد وقت قصير. وفي كلّ مساحة عمل تمّ فيها اختبار المشاركين في التجربة، تمّ قياس شدّة الضوضاء أيضًا. وقد وجد أنّه كلّما انخفض مستوى الضوضاء في الغرفة، زادت التفاصيل الّتي تمكّن العمّال من تحميلها في الذاكرة العاملة. وفي الأماكن الهادئة ارتفع الأداء بنحو 22 بالمئة مقارنة بالمناطق الّتي لا يوجد بها ضجيج.
ذاكرة العامل ليست هي الشيء الوحيد الّذي نستخدمه أثناء العمل، ولكنّ الضرر الكبير الّذي يلحق بها يبطئ الموظّف ويكلّف صاحب العمل الكثير من المال.
يمكن أن تضرّ بيئة العمل المشتركة بالتركيز والصحّة. منطقة عمل تعاونيّ | الصورة: أنيل Anel Alijagic, Shutterstock
الخصوصيّة جيّدة للصحّة
تعتبر التأثيرات في المجال الصحّيّ الأكثر إثارة للقلق، والّتي تشغلنا جميعًا منذ بداية عام 2020. فقد وجدت دراسة استقصائيّة أجرتها الحكومة الدنماركيّة سنة 2011، والّتي شملت ما يقارب 2400 موظّف في المكاتب، أنَّ هناك علاقة بين عدد الموظّفين الّذين يتقاسمون مساحة المكتب وعدد الأيّام المرضيّة السنويّة الّتي أخذوها. أفاد الموظّفون الّذين تقاسموا مساحة العمل مع أكثر من شخص واحد أنَّ متوسّط عدد أيّام المرض السنويّة يبلغ ضعف عدد الأيّام المرضيّة السنويّة تقريبًا مقارنة بالموظّفين في مكتب خاصّ.
بحثت دراسة نرويجيّة عدد حالات الغياب عن العمل، تبين أنَّ العاملين في أماكن العمل المشتركة حصلوا على عدد إجازات مرضيّة أعلى بنسبة 12% من الأشخاص الّذين لم يشاركوا مكاتبهم مع أيّ شخص. ولماذا لن يكون هناك المزيد من المرضى؟ بعد كلّ شيء، في مساحة العمل المفتوحة دون أقسام يزداد خطر الإصابة بالأمراض بشكل أكبر.
لقد أنتج مجال الصحّة تغييرات بعيدة المدى في بيئة العمل في أيّامنا. أدّى وباء كورونا وعمليّات الإغلاق الّتي تلت ذلك إلى قيام العديد من أماكن العمل بالسماح لموظّفيها بالعمل من المنزل، وتمّ تحسين آليّات التفاعل عن بعد وأصبحت شائعة، بحيث أصبح الموظّفون ماهرين في خلق التعاون حتّى بدون مشاركة مساحة مشتركة فعليًّا.
السؤال المهمّ هو ما إذا كان العمل من المنزل أكثر إنتاجيّة أم أنّه وسيلة لتجنّب بديل مكتبيّ أقلّ راحة. والحقيقة هي أنَّ مساحة مكتب العمل المشترك في بعض الأحيان لا تفي بالغرض الرئيس منها- مكان مريح للعمل. صاغ فيلسوف القرن الثامن عشر دينيس ديدرو (Denis Diderot) مصطلح "الجدار الرابع"- الجدار الخياليّ الّذي يفصل الممثّلين عن الجمهور، ويسمح للممثّلين بتجاهل وجود الجمهور.
لمواجهة افتقار الخصوصيّة، يقوم الموظّفون العاملون في مساحة مشتركة ببناء الجدار الرابع ويخلقون فواصل ذهنيّة. وفي سنة 2018، أطلقت باناسونيك منتجها المثير للجدل Wear Space، والّذي يساعد في إنشاء هذه الفواصل. إنّها تقيّد الرؤية والسمع إلى حدّ كبير مثل حجرة المكتب القابلة للارتداء، وتذكّرنا بغمامات الخيول المصمّمة للحدّ من مجال رؤيتها، بهدف تقليل تشتّت انتباهها وتركيزها على الطريق أمامها.
هل سيقوم الموظّفون خلال سنوات قليلة بتركيب شاشات افتراضيّة تعرض لهم صورة مكتب خاصّ فخم بنافذة تطلّ على مدينة نابضة بالحياة من الطابق العشرين؟ ربّما. حتّى ذلك الوقت، من الأفضل زيادة المساحة الشخصيّة لكلّ موظّف وخلق ثقافة مؤسّسيّة هادئة وملائمة للموظّفين.
حلقة من البودكاست الرائع "حيوانات الجيب" (Pocket Animals)، تتطرّق للأمور الّتي تضرّ بالإنتاجيّة في العمل، بما في ذلك المساحات المكتبيّة المفتوحة: